4 dicas de como aplicar o 5W2H

Hoje em dia, os donos de empresa ou mesmo seus gestores já não podem ignorar a importância de buscar melhorias constantemente. É nesse cenário que surgem estratégias ou ferramentas como o 5W2H, cada vez mais disseminado no Brasil.

De fato, vivemos um dos momentos de maior concorrência e competitividade que o mundo corporativo já verificou, sem comparação com as décadas anteriores. O que, aliás, não se limita a este ou aquele segmento, estando presente em praticamente todos.

Por exemplo, se você parar para pesquisar ou cotar algo como contratação de serviços terceirizados nos grandes motores de busca, como Google, Bing ou Yahoo, vai encontrar milhares de resultados em menos de um segundo de pesquisa.

Sem exagero, as primeiras páginas são geradas em milésimos, trazendo várias soluções comerciais e produtos até a palma da mão dos usuários. Isso é o suficiente para entendermos como o mundo se tornou mais dinâmico e mais desafiador.

Portanto, as empresas e as marcas que não souberem se reinventar simplesmente acabarão ficando para trás. Sendo que além de se posicionar em relação a uma ou outra novidade, também é preciso inovar sempre, sem deixar a peteca cair.

Por outro lado, algumas soluções podem parecer inacessíveis. Quer dizer, uma empresa terceirizada de motoboy que está começando suas atividades pode não ter condições de contratar uma consultoria ou um time especializado em alta gestão corporativa.

Por isso decidimos escrever este artigo, trazendo aqui os conceitos por trás do 5W2H, além de 4 conselhos práticos sobre como aplicá-lo no dia a dia, levando em conta as especificidades de cada empresa, sem cair em generalizações prejudiciais.

Além disso, explicamos melhor o significado dessa sigla, bem como os benefícios e vantagens reais que ela pode trazer no curto, médio e longo prazo. Assim, quem for operá-la consegue se orientar melhor conforme os desafios mudam.

O ponto mais interessante é que hoje essa ferramenta ou metodologia de trabalho já evoluiu tanto e foi tão testada nos últimos anos, que já é possível aplicá-la a qualquer segmento, seja para quem vende produtos populares ou faz reparos em elevador de carga.

Basta haver uma equipe com cargos e funções bem definidas, além de uma liderança que sabe onde quer chegar e isso já é mais que suficiente para o método poder ser aplicado e cumprir tudo o que ele promete.

Sendo assim, se você tem interesse em revolucionar a história da sua empresa com uma técnica simples de gestão, gerando uma escala sólida e sustentável de crescimento, basta seguir na leitura deste artigo.

5W2H: do que se trata afinal?

Chame de método, metodologia ou ferramenta, o fato é que o 5W2H é um plano de ação, desenvolvido no universo da indústria taylorista do século XX, que propunha unir o mundo industrial à lógica matemática, logo tornando-se uma referência para o mundo.

O fato de ser um plano de ação já mostra que o risco de pessoas ou mesmo gestores mais dispersos caírem em abstracionismo é bem menor com a aplicação desse método.

Seu objetivo é muito simples, pois consiste em racionalizar toda a linha de produção e os processos de execução de uma empresa qualquer, seja qual for o caso.

Afinal, toda corporação é definida por seus processos, como uma empresa de manutenção hospitalar que precisa definir cada etapa do funcionamento de sua rotina, sem deixar nenhum procedimento ou profissional de fora desse mapa.

Em vista disso, quanto mais racional e sistematizada a estratégia for, maior será sua eficiência e o funcionamento da empresa como um todo. 

Aí é que entra a sigla 5W2H, composta da soma de 5 palavras que iniciam com W, e 2 com H, conforme:

  • What? “O que será executado?”;
  • Why? “Por que será executado?”;
  • Who? “Por quem será executado?”;
  • Where? “Onde será executado?”;
  • When? “Quando será executado?”;
  • How? “Como será executado?”;
  • How Much? “Quanto vai custar?”.

Sua simplicidade é espantosa, sem sombra de dúvida. Porém, o que deve-se considerar é como isso pode ajudar no dia a dia, assim como um post-it, é algo muito simples, mas pode ajudar alguém a se lembrar da reunião da sua vida.

1. Tenha a visão de um todo

Por mais eficiente que o 5W2H seja, ele precisa de uma margem de interpretação e compreensão conjuntural, que é o que hoje se chama visão holística.

Isso quer dizer que não adianta ter a melhor ferramenta nas mãos, se você não souber fazer um estudo do seu mercado e uma análise do seu próprio cenário, até conseguir fazer um link entre as vantagens de um método novo e as dores da empresa.

Inicialmente, estabeleça um objetivo. Por exemplo, uma firma de distribuição de papéis de parede certamente vai querer distribuir cada vez mais papéis, ou seja, crescer. Mas suas metas vão se traduzir de outro modo na prática.

Assim, ela precisa estipular investimento em marketing, contratação de novos funcionários, melhorias no processo, otimização nos esforços e contenção de gastos, entre tantas outras medidas típicas de quem deseja crescer com sustentabilidade.

Esse é um grande diferencial na hora de aplicar o 5W2H, pois assim cada uma das letras da sigla vai ser muito melhor compreendida, o que vai afetar diretamente o resultado final, como ainda ficará claro.

2. Por dentro dos 5Ws

Aqui está a substância do método, que permite dar uma clareza muito maior para os gestores e membros da equipe envolvida no processo de melhoria ou expansão. Um conselho é criar um mural ou lousa com cinco colunas respectivas.

Ao dizer “What?” ou perguntar-se “o que será executado?”, você conseguirá uma descrição objetiva do problema ou da meta a ser atingida. Com isso, defina também o que foi observado e o que precisará ser feito a respeito.

Já a coluna do “Why?” detalha a anterior, questionando “por que será executado?”. Ou seja, ajuda a não ficar em abstrações. Perguntar-se sobre o “Who?”, ou por quem as ações serão executadas, é igualmente importante.

Quando se fala em projetos de comunicação visual, é evidente que um profissional lida com imagens, outro com som, outro com textos. Mas nem sempre temos clareza quando se trata de resolver problemas ou buscar metas.

Isso também pode revelar a necessidade de trazer novos membros para a equipe, seja de outro setor da firma ou via RH e contratação.

A coluna do “Where?” costuma ser mal compreendida. Não se trata apenas de questionar onde será executado, mas também de identificar onde o problema surgiu, caso seja uma resolução específica, como o controle de qualidade de uma produção interna.

Por fim, o “When?” pergunta “quando será executado?”. Isso é fundamental para estipular prazos individuais e coletivos, inclusive colocando uma deadline em cada ação, para que não ocorram atrasos ou que sejam devidamente justificados.

3. A importância dos 2 Hs

Como esses dois elementos da sigla estão em menor quantidade, e por isso mesmo, no fim da lista, é comum alguns acharem que eles não têm tanta importância.

Mas esse é um equívoco grave, como pode ficar claro não apenas pela experiência de quem já aplicou o método e aprendeu com o próprio erro, mas também pela descrição detalhada de ambos.

A coluna do “How?” pergunta “como será executado?”, ou seja, de que forma e sob quais condições o problema será resolvido, ou a meta atingida. Trata-se do modus operandi, portanto, algo extremamente importante.

Quer dizer, falar que uma tinta latex pva vai precisar custar menos para que sua marca supere a concorrência é um primeiro passo. Definir parcerias sólidas que permitam reduzir os custos com matéria-prima já é um outro passo.

A coluna do “How Much”, que questiona quanto vai custar, também é importante, pois não é raro empresários e equipes iniciarem algo sem ter clareza do orçamento e depois precisarem mudar o planejamento todo, ou mesmo desistir da ação.

4. Use a tecnologia a seu favor

Por fim, não confunda a simplicidade da ferramenta 5W2H, pois ela pode e até deve se beneficiar de apoios transversais que a tornem mais eficiente.

Um exemplo são os softwares, programas e aplicativos que podem ajudar na hora de criar o mapa de metas, bem como na delegação de tarefas, na supervisão e até no monitoramento.

Assim, se uma empresa de entrega de documentos motoboy estipula um avanço no tempo de cada entrega, um programa vinculado a um GPS pode ajudar a mensurar as ações e gerar relatórios detalhados ao fim de cada período.

Outro exemplo são os famosos ERPs (Enterprise Resource Planning), que rodam como Sistema de Gestão Integrado, ajudando na hora de desenhar um novo 5W2H ou de fazer a gestão de metas já em andamento.

Considerações finais

Métodos de gestão e planos de ação como o 5W2H têm se disseminado cada vez mais no Brasil, haja vista que nenhuma empresa chega a crescer solidamente sem algo assim.

Ao mesmo tempo, não é tão fácil aplicar o 5W2H sem ter um domínio sobre seus conceitos. Com as dicas que demos acima, vai ficar mais fácil tomar o rumo certo e garantir resultados realmente sólidos e sustentáveis.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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