5 Etapas para melhorar os processos e controles financeiros com o uso da tecnologia

Quando se trata de seu processo de fechamento financeiro, é importante perceber que para se manter competitivo no mercado global de hoje, os profissionais financeiros não devem definhar em uma corrida desconexa, mas sim ter o tempo e as ferramentas de que precisam para concentrar seus esforços na criação de um padrão de trabalho.

Como muitos dos profissionais de elite de hoje sabem, a tecnologia pode ajudá-lo a identificar áreas de melhoria e fortalecer seu processo geral com os controles-chave necessários para preparar, treinar e executar uma estratégia vencedora, seu controle financeiro não é diferente. Para ajudar, identificamos cinco etapas para incluir tecnologia em seu fechamento financeiro que o ajudarão a garantir um acabamento superior.

Avalie seu nível atual

Cada jornada começa com uma única etapa, e evoluir de planilhas para um processo financeiro automatizado é definitivamente uma jornada. Para determinar a melhor oportunidade para aprimoramento de tecnologia, comece avaliando cada etapa do processo financeiro do início ao fim; quais etapas falharam com frequência e quais têm o fluxo de documentação mais falho? Depois de avaliar e compreender quais processos precisam de mais atenção, é hora de avançar para a próxima etapa de sua transformação financeira.

Identifique um Plano de Treinamento

O fechamento financeiro é um processo interligado com muitas partes móveis e, assim como em uma longa corrida, é preciso se aquecer antes de entrar em colinas íngremes. O equivalente financeiro de um bom aquecimento é a combinação de transações.

Quando conduzida manualmente, a correspondência consome o valioso tempo do contador tanto no processamento inicial quanto na correção de erros. Claro, outros estágios podem ser bons pontos de partida com base em seus objetivos e forças individuais. 

Ao longo do caminho, desafiar seus contadores com novas tarefas será muito benéfico, especialmente porque sua empresa deve evoluir ou terá dificuldades para se manter competitiva. O progresso constante é essencial para implementar melhorias tecnológicas de maneira limpa, como ficará evidente na próxima etapa.

Encontre um padrão de trabalho e acompanhe seu progresso

Ao planejar quais etapas do processo de fechamento serão automatizadas primeiro, você também precisará padronizar seu fluxo de trabalho e automatizar suas etapas. Um processo financeiro manual pode facilmente se tornar desconectado e desarticulado, como o relé mencionado anteriormente, porque os indivíduos têm muita flexibilidade para fazer as coisas “do seu jeito”. Você pode facilmente mudar para um método padrão estabelecendo modelos para exibir todos os dados no mesmo formato e manter todos no mesmo ritmo. 

Além disso, um fluxo de trabalho automatizado o ajudará a desenvolver métodos manuais díspares em um processo coeso e padronizado; esta etapa é especialmente benéfica quando os auditores vêm chamar e precisam refazer suas etapas e documentação. A padronização com modelos, bem como um processo claramente definido, permitirá que os auditores comparem facilmente os dados entre funções e períodos de tempo para obter visibilidade completa.

Nessa mesma linha, a falta de visibilidade dos processos financeiros pode criar rapidamente atrasos e riscos para as organizações. Para tornar as auditorias o menos dolorosas possível, a visibilidade garante que os documentos sejam mais fáceis de localizar e as distorções mais fáceis de rastrear. Depois que os processos manuais são automatizados, os contadores podem equilibrar sua carga de trabalho e se concentrar em tarefas de nível superior. 

Siga os regulamentos para aumentar a velocidade

Com a visibilidade adicional do fluxo de trabalho, surge a oportunidade de implementar controles fortes, uma etapa que não é facilmente executada manualmente. Durante a condução de processos manuais, os controles podem ser designados de maneira adequada, mas ainda não podem ser gerenciados e executados de forma confiável em planilhas, e-mails e documentos do Word. 

Esses não são os métodos de um processo financeiro seguro ou padronizado, ou de uma empresa em crescimento. Como uma empresa voltada para o futuro e proativa, os controles devem ser integrados ao seu fluxo de trabalho automatizado, padronizados e monitorados continuamente. Você pode estar começando com os controles internos agora, mas se eles forem mantidos de maneira adequada, sua empresa poderá ser mais facilmente dimensionada para a conformidade exigida por empresas públicas maiores.

Torne todas as suas melhores práticas automáticas

Correr uma corrida sólida se torna um hábito com a prática e, portanto, deve integrar a tecnologia em seus processos manuais anteriores. Depois que cada estágio do processo de fechamento financeiro for avaliado quanto à oportunidade de mudança, você pode criar um plano para implementar a automação gradualmente. A padronização e a visibilidade diminuirão seus riscos e aliviaram a carga de seus auditores, ao mesmo tempo em que permitem a regulação de controles integrados.

Melhorar seus processos e controles financeiros por meio da tecnologia de automação é um passo na direção certa em direção à eficiência e ao crescimento.